برخي مفاهيم در مديريت مواد SAP

1. ساختار سازمانی (Organizational Structure)

شرکت یا گروهی از شرکتها که در SAP بعنوان یک نهاد مستقل نگاشت می شوند ، کلاینت[1] نامیده می­شود.

شرکتهای تابعه و زیرمجموعه های این شرکت یا گروه شرکتها بعنوان کمپانی کد[2] در نظر گرفته میشوند.

کلاینت ها و کمپانی کدها واحدهای سازمانی هستند که در بالاترین سطوح سازمانی در SAP قرار میگیرند.

1. 1. نگاشت ساختار سازمان در SAP

هنگام بحث در خصوص سطوح ساختار سازمانی در SAP، کلاینت از بالاترین جایگاه برخوردار بوده در حالی که سایر سطوح سازمانی نیز ممکن است موجود باشند. هر کلاینت ممکن است یک یا چند کمپانی کد را به خود اختصاص دهد.

هر کمپانی کد نیز میتواند یک یا چند سایت[3] را شامل شود. همچنین هر سایت کد هم شامل یک یا چند محل ذخیره سازی[4] .

بطور جداگانه هر کمپانی ممکن است مجموعه ای از گروه های خرید[5] را شامل گردد. گروه خرید متشکل از یک مامور خرید یا مجموعه ای از مامورین خرید است که بطور مستقل از ساختار سازمانی تعریف شده اند. بنابراین یک گروه خرید الزاما به یک سازمان خرید و یا کمپانی کد اختصاص داده نمیشود.

شکل ‏1‑1 : نمای سازمان و واحدهای زیرمجموعه از نگاه SAP

شکل ‏1‑2 : نمای سازمان و واحدهای زیرمجموعه از نگاه ماژول MM

کلاینت:

نشان دهنده شرکتی بزرگ، گروهی از شرکت ها و یا نماینده گروهی از شرکتها است.

کمپانی کد:

کوچکترین واحد سازمانی است که می­توان برای آن یک دپارتمان مستقل حسابداری (ذیل حسابداری خارجی) تعریف نمود.

سایت:

هرگونه مرکز مستقل تولیدی در اصطلاح یک سایت نامیده می­شود. سایت میتواند یک مرکز تولیدی، دفتر فروش، دفتر مرکزی شرکت، واحد تعمیرات و نگهداری و یا یک انبار مرکزی باشد.

محل ذخیره سازی

مکانی در سایت است که مواد و قطعات در آن ذخیره سازی می­شوند.

سازمان خرید

بخشی از سازمان است که مسئول هرگرونه ارتباط تجاری با تامین کنندگان از جمله مذاکرات و معاملات برای سایتهای مختلف سازمان بوده و از نظر قانونی کلیه فعالیتهای خرید از جمله قراردادها، فاکتورها، پیش فاکتورها و سایر موارد را پشتیبانی میکند.

گروه خرید

در اصطلاح فرد یا افرادی در سازمان اشاره دارد که تحت عنوان مامور خرید یا گروه ماموران خرید، مسئول انجام فعالیتهای خرید برای سازمان هستند.

1. 1. 1. سطح ارزش گذاری

بسته به الگوی موادی که در سربرگ مواد تعیین شده است، موجودی مواد را میتوان بر اساس مشخصه های کمیت، ارزش و یا هردو عامل مدیریت نمود. بطوری که به ازای هر الگوی مواد، مدلی از مدیریت مواد را مبتنی بر کمیت، مبتنی بر ارزش و یا مبتنی بر هردو مشخصه پیکربندی نمایید. بعنوان مثال مواد اولیه[6] با کد الگوی مواد ROH ، بر اساس کمیت و ارزش مدیریت میشوند.

مدیریت بر اساس کمیت:

در این حالت، هر نوع جابجایی موجودی از قبیل حواله کالا[7](GI) و یا رسید کالا[8] (GR) در مدیریت موجودی ثبت شده و مقادیر موجودی بروزرسانی می­شوند.

مدیریت بر اساس ارزش:

اگر موجودی اقلام بر مبنای ارزش مدیریت شوند، ابتدا ارزش موجودی مواد به ازای هر تراکنش انتقال (GR و GI)، در اسناد حسابداری مالی بروزرسانی شده و سپس مقادیر موجودی بروزرسانی میگردند.

دسترسی به سطح ارزش برای اقلام در SAP:

روش سریع: تراکنش OX14

دسترسی معمول: Enterprise Structure _ Definition _ Logistics – General _ Define Valuation Level.

1. 1. 2. محل انبارش(Storage Location)

عبارت است از یک مکان فیزیکی یا مجازی برای ذخیره مواد.

هر محل انبارش به یک سایت منحصر بفرد اختصاص دارد.

میتوان چندین محل انبارش را به یک سایت تخصیص داد ولی بالعکس آن (یعنی اختصاص چند سایت به یک محل انبارش) امکان پذیر نیست.

به هر سایت میبایست حداقل یک محل انبارش تخصیص داده شده باشد

محل انبارش آخرین سطح دسترسی محلی در ماژول MM می باشد.

به هر محل انبارش می توان فقط یک یادداشت مشخصات نسبت داد.

به هر محل انبارش می توان حداقل یک یا تعداد بیشتر آدرس دسترسی نسبت داد.

محل انبارش را نمیتوان بدون تخصیص به هیچ سایتی ایجاد نمود.

در سطح محل انبارش مقادیر موجودی انبارها فقط بر اساس کمیت مدیریت شده و بر ساس ارزش مدیریت نمیشوند.

در ماژول مدیریت انبار ها (WM) هر محل انبارش را میتوان فقط به یک انبار ( کد انبار) تخصیص داد.

تعریف محل انبار جدید در SAP :

روش سریع: تراکنش OX09

روش معمول: Enterprise Structure _ Definition _ Materials Management _ Maintain Storage Location.

2. تنظیمات سربرگ مواد (Material Master Configuration)

یکی از شاخص های اساسی پیاده سازی موفق SAP ، عبارت است از سطحی از داده ها که به درستی به فرمت مستر دیتای SAP تبدیل شده باشند.

1. 1. 1. سربرگ مواد(Material Master)

سربرگ مواد محل جمع آوری تمامی داده های مورد نیازی است که به یک ماده تخصیص یافته و منبع واحد اطلاعاتی هر یک از مواد اولیه بشمار میرود.

پارامترهای اصلی سربرگ مواد عبارتند از:

کد مواد(material number)

یک کد 18 تا 40 رقمی که به صورت دستی توسط کاربر و یا به صورت خودکار توسط سیستم و بر اساس نوع شماره گذاری تخصیص میابد.

بخش صنعتی(industry sector)

عبارت است از تعیین صنعت مادری که ماده مورد نظر در آن صنعت مورد مصرف دارد. بعنوان مثال صنعت پزشکی، خودرو و یا پتروشیمی.

الگوی مواد (material type)

این بخش عملکردهای کنترلی زیادی دارد که شامل موارد ذیل میشود:

• تخصیص کد

• محدوده کدگذاری

• نوع خرید

• تنظیمات صفحه( بعنوان مثال نمایش موارد مجاز، انتخاب حوزه و ... )

• کنترل قیمت

• بروزرسانی مقداری و ارزشی اقلام انبار در تمامی سایت ها

برخی از الگوهای مواد در SAP از قبل تعریف شده اند که عبارتند از:

ROH: مواد اولیه

HALB: مواد نیمه ساخته

FERT: محصول نهایی

HAWA: مواد تجاری. عبارتست از موادی که توسط سازمان خریداری شده و بدون انجام هیچ فرآیند تولیدی مجدداً به فروش میرسند.

---

[1] Client

[2] Company Code

[3] Plant

[4] Storage Location

[5] Purchasing Group

[6] Raw Material

[7] Goods Issue

[8] Good Receipt

SAP MM

- ماژول SAP MM چیست؟

MM (مدیریت مواد) یک ماژول عملکردی در SAP است که به امور تدارکات و مدیریت مواد می پردازد. این ماژول شامل داده های اصلی (Master Data)، تنظیمات سیستمی و تراکنش های پروسه تامین تا پرداخت است.

2- اجزای اصلی ماژول MM را نام ببرید.

• تعیین نیازمندی ها

• تعیین منبع

• انتخاب فروشنده

• پردازش سفارش

• پیگیری سفارش

• رسید کالا و مدیریت موجودی

• تأیید فاکتور

3- انواع موجودی ویژه (Special Stock) را ذکر کنید

1. استاندارد(Standard)

2. پیمانکاری (Sub-contracting)

3. امانی (consignment)

4. خط لوله (Pipeline)

5. پروژه (Project)

6. سفارش فروش (Sales Order)

7. موجودی در حال انتقال (Stock Transfer)

8. برگشت از فروش (Returnable packaging with Customer)

1. سایر موارد

4- مهمترین فیلدهای نمای خرید (Purchasing View) را ذکر کنید.

• Base unit of measure

• Order unit

• Purchasing group

• Material group

• Valid from

• Tax indicator for material

• Manufacturer part number

• Manufacturer

5- اهمیت سوابق بچ (Batch Record) و تفاوت آن با بچ (Batch) را شرح دهید.

بچ در خصوص دسته ای از مواد که با ویژگی های کیفی مشابه و در یک زمان و با پارامترهای مشخص تولید و یا دریافت شده اند اطلاعاتی ارائه میکند. مواد موجود در یک بچ حاوی ارزش و مشخصه های یکسانی هستند. در حالی که سوابق بچ (Batch Record) اطلاعاتی ارائه میکند که به کمک آن میتوان فرآیند تولید محصول برای بچ خاص را دنبال نمود.

6- که چگونه میتوان یک سند را به سوابق اطلاعات فروشندگان (Vendor Master Record) متصل نمود؟

جهت اتصال یک سند به سوابق اطلاعات فروشندگان به روش زیر عمل می­کنیم:

1. T-code: XK01

2. SAP Menu > Logistics > Material Management > Purchasing > Master Data > Vendor > Central > XK01- Create.

7- مهمترین جداول خرید به همراه کدهای تراکنشی مربوط به هر یک را نام ببرید.

• Purchase requisition > EKBN

• Purchase requisition account assignment > EBKN

• Release documentation > EKAB

• History of purchase documents > EKBE

8- داده های موجود در سوابق اطلاعات را ذکر کنید.

سوابق اطلاعات(Information Record) شامل داده های مرتبط با واحدهای اندازه گیری (Units of Measurement) از قبیل محصول، قیمت فروشنده، مواد مورد استفاده توسط فروشندگان خاص و سایر موارد می باشد. همچنین حاوی اطلاعاتی در مورد حدود حداقل میزان تحویل مواد، داده های مربوط به ارزیابی فروشندگان، زمان بندی های تحویل و همچنین وضعیت در دسترس بودن کالا ها است.

9- جهت حذف بچ از چه کد تراکنشی( T-code) استفاده می­شود؟

برای حذف بچ از کد MSC2N استفاده میشود.

10- جهت گسترش نمای Material View از چه کد تراکنشی( T-code) استفاده می­شود؟

برای گسترش نمای Material View از کد MM50 استفاده میشود.

11- چگونه می توان قیمت استاندارد را در متریال مستر تغییر داد؟

به طور مستقیم امکان تغییر قیمت استاندارد کالاها در متریال مستر وجود ندارد. برای این منظور میتوان از مراحل زیر پیروی نمود:

• Fill in the future fields price (MBEW-ZKPRS) and the effective data (MBEW-ZKDAT) for the materials
• Select Logistics > Material Management > Valuation > Valuation Price Determination > Future Price

12- لیست منابع (Source list) چیست و جهت ایجاد آن از چه تراکدی (T-code) استفاده می­شود؟

از لیست منابع برای شناسایی تأمین کنندگان مواد اولیه استفاده شده و برای ایجاد لیست منابع، از تراکد ME01. استفاده می شود.

13- برای ایجاد سوابق اطلاعات خرید ( purchasing info record ) چه پیشنیازهای مورد نیاز است؟

• شماره مواد( Material Code)

• تولید کننده قطعه (MPN)

• شماره فروشنده (Vendor Code)

• کد سطح سازمانی (Organizational level code)

14- زمان تحویل برنامه ریزی شده( Planned Delivery Time ) و زمان پردازش GR (GR Processing Time) را توضیح دهید؟

زمان تحویل برنامه ریزی شده(PDT) عبارتست از تعداد روزهای مورد نیاز مشخص شده در تقویم برای دریافت مواد.

زمان پردازش GR تعداد روزهای کاری جهت بازرسی و قرار دادن یک محموله در انبار پس از دریافت آن است.

15- درخواست خرید (PR) در SAP چیست؟ سندهایی که در PR مورد استفاده قرار میگیرند را نام ببرید.

PR در SAP، مواد انبار شدنی (آن دسته از موادی که ابتدا در انبار رسید شده و سپس با درخواست از انبار به مرکز هزینه مورد نظر تخصیص داده می شود) و انبار نشدنی (آن دسته از مواد که خریداری شده و بدون طی مراحل انبارش مستقیما به مرکز هزینه مورد نظر تخصیص داده میشود) را برای واحد خرید مشخص میکند. این میتواند هم به صورت خودکار و هم به صورت دستی تعیین شود. انواع سند(Document type) مورد استفاده در PR به شرح زیر است:

1- RFQ(request for quotation): درخواست استعلام

2- Outline agreement: توافق خرید بلند مدت(توافق خرید بلندمدت یک قرارداد خرید طولانی مدت با یک فروشنده است که شامل شرایط و ضوابط مربوط به ماده ای است که توسط فروشنده تهیه می شود. شرایط توافق خرید بلندمدت تا یک دوره معین معتبر بوده و مقدار یا ارزش از پیش تعریف شده خاصی را پوشش می دهد.)

3- PO(purchase order): سفارش خرید

16- اقلام امانی چگونه ایجاد میشوند؟

اقلام امانی بطور معمول در سفارش خرید(PO) یا درخواست(PR) خرید ایجاد میشوند. در زمان ایجاد اقلام امانی میبایست دسته بندی k را برای آیتمهای آن انتخاب نمود.

SAP

1- کاربردهای ماژول SAP Material Management چیست؟

این ماژول متعلق به حوزه لجستیک در ERP است و عمدتاً فعالیتهای تدارکاتی سازمان را مدیریت میکند. این ماژول کلیه حوزه های مرتبط با برنامه ریزی، کنترل و سایر حوزه های مرتبط با جریان مواد را پشتیبانی میکند. همچنین با ماژول های کلیدی از قبیل فروش (SD)، تعمیر و نگهداری کارخانه (PM)، برنامه ریزی تولید(PP)، کنترل پروژه(PS) و مدیریت انبار(WM) در تعامل است.

2- فرآیند تدارکات در ERP شامل چه مواردی است؟

کلیه فعالیتهای مربوط به خرید مواد و تهیه خدمات از فروشندگان و فروشندگان مختلف ، فرایند تدارکات(تامین) را تشکیل می دهد.

3- چرخه عمر تدارکات را توضیح دهید.

• جمع آوری اطلاعات و نیازمندی ها: شامل جمع آوری اطلاعات در مورد یک محصول و مقادیر مورد نیاز. جستجوی تأمین کنندگان آن محصول خاص که بتوانند الزامات مورد نظر را برآورده سازند.

• تماس با تامین کنندگان: ارسال درخواست لیست قیمت پس از انتخاب تامین کنندگان مناسب.

• بررسی سوابق تامین کنندگان منتخب: تاریخچه خدمات تامین کنندگان، سوابق کیفیت محصولات تولیدی آنان، شرایط ضمانت محصول، و همچنین خدمات پس از فروش باید بررسی شود.

• مذاکره و عقد قرارداد: انجام مذاکرات در خصوص قیمت، زمان بندی تحویل و دریافت. این قرارداد منعقد شده و به یک سند قانونی بین تأمین کننده و سازمان تبدیل می شود.

• تکمیل سفارش: سفارش ارسال شده و به سازمان تحویل داده می شود. بر این اساس پرداخت مالی به تأمین کننده صورت پذیرفته و اقدامات لازم جهت بکارگیری انجام می­پذیرد.

• نگهداری: اولین باری محصول در سازمان مورد استفاده قرار گرفت، ارزیابی مستمر و دریافت بازخورد انجام میشود.

4- انواع دسته بندی اساسی تدارکات چیست؟

در تدارکات دو نوع دسته بندی اصلی داریم:

• تدارکات داخلی و خارجی(External and Internal)

• تدارکات انبارش و مصرف (Stock and Consumption)

5- موجودی امانی(Consignment Stock) چیست؟

آن دسته از موجودی مواد و قطعات که از نظر فیزیکی در اختیار سازمان بوده اما هنوز متعلق به تامین کننده است. اگر مواد و قطعات از محل این موجودی مصرف شوند میبایست مبلغ آن به تامین کننده پرداخت گردد.

6- انواع مختلف اینفو رکورد را نام ببرید.

1. استاندارد(Standard)

2. پیمانکاری (Sub-contracting)

3. امانی (consignment)

4. خط لوله (Pipeline)

7- هدف اینفو رکورد خرید چیست؟

از اینفو رکورد برای ذخیره سازی اطلاعات تامین کننده و کالای خریداری شده از وی استفاده می شود.

8- سفارش خرید(Purchase Order) را توضیح دهید.

سفارش خرید پیش نویس نهایی سندی است که برای تهیه مواد یا خدمات به تامین کننده ارسال می شود. این اطلاعات شامل اطلاعات مربوط به جزئیات مواد، شرکت تامین کننده، کد شرکت، نام فروشنده و تاریخ تحویل مواد خواهد بود.

9- منظور از دریافت کالا در SAP چیست؟

پس از پردازش سفارش خرید سازمان توسط فروشنده، تحویل مواد انجام می شود. به این فرآیند رسید کالا (Good Receipt) گفته می شود. در فاز رسید کالا، وضعیت و کیفیت مواد دریافتی بررسی می شود.

10- منظور از درخواست استعلام (Request for quotation) در SAP چیست؟

درخواست استعلام عبارتست از دعوتنامه ای که جهت دریافت قیمت گذاری، شرایط و ضوابط به فروشندگان ارسال می شود. RFQ شامل جزئیاتی از قبیل اقلام، خدمات، تاریخ دریافت، تعداد و تاریخ ثبت RFQ نیز میباشد.

11- نوع مواد(Material Type) در SAP چیست؟

Material Type در SAP ویژگی است که برای گروه بندی مواد با خصوصیات مشابه در رده های مشخص استفاده می شود.

12- انواع مختلف نوع ذخیره سازی(Stock Type) را نام ببرید.

موجودی محدود شده(Restricted stock)

موجودی نامحدود(Unrestricted stock)

موجودی تحت بازرسی کیفیت(Quality Inspection Stock)

موجودی مسدود شده (Blocked Stock)

موجودی رفع انسداد شده (Unblocked Stock)

13- منظور از توافق نامه کلی (Outline Agreement) چیست؟

عبارتست از یک توافق نامه خرید طولانی مدت که با فروشنده منعقد شده و کلیه شرایط و ضوابط کالاهای خریداری شده را دارد. شرایط توافقنامه کلی تا زمان معینی معتبر بوده و مقدار یا ارزش از پیش تعریف شده خاصی را پوشش می دهد.

14- منظور از سربرگ مواد (Material Master) چیست و چگونه نگهداری می­شود؟

سربرگ مواد (Material Master) شامل اطلاعات مربوط به مواد اولیه، محصول نهایی و غیره است. این مورد برای شناسایی مواد خرید ، محصول ، انتشار کالا ، دریافت کالا و سایر اطلاعات مربوط به محصول استفاده می شود.

15- دستور تولید (Production Order) چیست؟

دستور تولید جهت تعریف ماده تولیدی، محل کارخانه، زمان تولید و مقادیر اقلام مورد نیاز استفاده می شود.

16- قرارداد (Contract) چیست؟

عبارتست از یک توافق(Agreement) بلند مدت بین فروشنده و مشتری در خصوص خرید مواد یا خدمات ارائه شده در طی یک دوره زمانی مشخص.

دو نوع قرارداد داریم: 1- قرارداد مبتنی بر مقدار (Quantity Contract) 2- قرارداد مبتنی بر قیمت (Value Contract)

SAP چيست ؟

اس ای پی مخفف Systems Applications and Products است.

یک شرکت نرم افزاری آلمانی است که در زمینه تولید نرم افزارهای سازمانی در دنیا شهرت بسیاری دارد. این شرکت از زمان تأسیس در سال ۱۹۷۲ توسط ۵ کارمند سابق آی بی ام تاکنون فراز و فرودهای بسیاری را در بازار تجربه کرده‌است؛ ولی در سال‌های پس از ۱۹۸۵ پیشرفت قابل ملاحظه‌ای کرد و زمانی هم که اینترنت پا به عرصه کسب‌وکارهای تجاری گذاشت، توانست با راه‌اندازی وب سایت SAP. com تعریف جدیدی از مفهوم فرایندهای تجاری به‌دست دهد.

SAP بزرگترین ERP جهان است. سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) ، شامل سیستم های نرم افزار تجاری ای هستند که قابل تعریف و تنظیم با نرم افزارهای استانداردی هستند که راهکارهای کسب و کار برای فرآیندهای اصلی (مانند برنامه ریزی و کنترل تولید، مدیریت انبار) و عملکردهای اجرایی اصلی (حسابداری، مدیریت منابع انسانی) را در یک سازمان یکپارچه و هماهنگ می کنند.

تاریخچه SAP

این شرکت در سال ۲۰۱۰ نیز شرکت Sybase را که در زمینه تولید نرم‌افزارها و پایگاه‌های داده تخصص داشت، به مبلغ ۵. ۸ میلیارد دلار خرید و هم اکنون آن را به صورت مستقل اداره می‌کند. SAP در صنعت نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP)، مدیریت روابط با مشتری (CRM)، و نرم‌افزارهای فروش و بازاریابی با چند رقیب سرسخت مبارزه می‌کند. شرکت اوراکل بزرگ‌ترین رقیب SAP است. این دو تاکنون دعاوی و اختلافات حقوقی زیادی با یکدیگر داشته‌اند. یکی دیگر از رقیبان، شرکت مایکروسافت می‌باشد.

بازار SAP

SAP که هم اکنون بزرگ‌ترین تولیدکننده نرم‌افزارهای شرکتی در جهان محسوب می‌شود ۱۷۶ هزار مشتری در ۱۲۰ کشور دارد و حدود ۵۴ هزار نفر را در سراسر جهان در استخدام دارد. گفته می‌شود درآمد این شرکت در سال ۲۰۱۰ به ۱۲. ۵ میلیارد یورو رسیده‌است. SAP در چهار گستره گوناگون جهان به ارائه خدمات و محصولات خود می‌پردازد.

بزرگ ترین ارائه دهنده راهکارهای SAP در ایران

در دهه اخیر سیستم بزرگ و یکپارچه SAP، در ایران هم توانست سهمی در بازار خود داشته باشد. از آنجایی که این نرم افزار بسیار بزرگ و با اهداف کامل طراحی شده است در چند سازمان بزرگ ایران با موفقیت پیاده سازی و اجرا شده است. از نمونه شرکت هایی که از این نرم افزار استفاده می کنند می توان به شرکت های (همراه اول، کاله، ایران خودرو، ماموت، بانک سامان، زرماکارون و …) اشاره کرد. البته شرکت های کوچکتر از Business one که یک شاخه کوچک از SAP است که در ابعاد کوچکتر برای کسب و کارهای کوچکتر به خوبی پیاده سازی و اجرا شده است، استفاده می کنند.

اما شرکت های ارائه دهنده SAP در ایران که می توان به شرکت ماموت مدیریت سیستم ها اشاره کرد. وبسایت ماموت مدیریت سیستم ها ارائه کننده راهکارهای SAP در ایران. بزرگ ترین پیاده ساز حال حاضر این تکنولوژی در ایران می باشد که با در بر داشتن نیروهای موفق اعم از مشاور و برنامه نویس توانسته جایگاه ویژه ای از این نرم افزار را در ایران راه اندازی و اجرا نماید.